КАК РАБОТОДАТЕЛИ ОБЕСПЕЧИВАЮТ ЭФФЕКТИВНУЮ РАБОТУ НА УДАЛЕНКЕ: ОРГАНИЗАЦИЯ, ИНСТРУМЕНТЫ
Мы уже рассказывали о том, как работодатели мотивируют сотрудников при дистанционном режиме.
На очереди вопрос «Как обеспечить эффективную работу команды». Ведь мотивация мотивацией, а подключенный мощный интернет, оперативная связь с коллегами, здоровый рабочий режим – вопросы материально-организационные, вещественные, требующие действий со стороны людей, принимающих решения.
Мы пообщались с руководителями, собственниками, которые в условиях карантина обеспечивали эффективный режим удаленной работы, и попросили рассказать об эффективных методах и инструментах.
Мария Чернавина, менеджер по развитию бренда работодателя, компания “Декатлон” (европейский лидер по разработке, производству и продаже спортивных товаров)
Все сотрудники back-офиса были переведены на “удаленку” с 17 марта 2020 года. Магазины все были закрыты сразу же, когда вышло специальное распоряжение 28 марта. Несмотря на это, компания не поставила свою деятельность на “стоп” и не собирается сокращать штат. Нам удалось быстро перенести практически все процессы в online.
Все встречи проходят через Google Hangouts и Meet. Все месенджеры также задействованы по максимуму. В таких условиях некоторые задачи удается решить намного быстрее, ведь каждый сотрудник на связи практически всегда. Но, несмотря на всю простоту внедрения on-line коммуникаций, для многих было непросто перестроиться на новый формат работы. Для этого HR-департамент нашей компании оперативно подготовил “кризисные” правила игры – небольшой свод правил и инструкции о том, как эффективнее настроить все рабочие процессы.
Владимир Хатунцев, предприниматель, эксперт в области ремонта бытовой техники, основатель компаний «Мастер Плюс», «Техсервис»
Первое, что нужно сделать для удаленной работы – настроить софт. Для работы вне офиса должны быть готовы все инструменты для работы: компьютер, который потянет нужные программы, удаленный доступ к корпоративной сети, аудио- и видеосвязь, система для контроля результатов и совместного доступа к документам. В случае, если домашняя аппаратура не подходит, берите пример с «Мастер Плюс». Мы дали возможность сотрудникам забрать компьютер с офиса, закупили камеры, другую аппаратуру, с помощью которой сотрудник может выходит на связь в онлайне.
Второе – пройти обучение по работе в удаленном режиме. У нас обучение началось с руководителей. Мы собрались, подумали, какие программы нам подходят, и какие инструкции нужно создать для сотрудников. Потом уже руководители должны объяснить сотруднику правила работы на удаленке, особенности распорядка, планирования работы, систему контроля и отчетности, научить пользоваться дополнительными программами. Важно ведение статистики (КРІ сотрудника), если их не было.
В-третьих, регулярно планируйте и согласовывайте график работ и задачи. Ставьте задачи на день, неделю, месяц, контролируйте их выполнение. Сотруднику нужно отмечать этапы выполнения, чтобы процесс работы был прозрачным. У нас в компании частично отмечаются этапы выполнения работы в CRM или в документах на облаках.
В-четвертых, статистика (КРІ) сотрудника. Ежедневная статистика даст возможность оценивать продуктивность сотрудника и контролировать производимый продукт. Не менее важно, чтобы руководители соблюдали «режим тишины». Дайте людям собственно поработать. Не нужно их отвлекать ежеминутными звонками, письмами, сообщениями и другим. У ваших подчинённых должны быть священные часы, когда их никто не отвлекает, и их внимание полностью сосредоточивается на выполнении задач.
Алексей Готсданкер, бизнес-архитектор, член рабочей группы проекта по удаленной работе компании ICL Services (цифровые решения для бизнеса, информационная безопасность, разработка приложений)
Стратегический проект развития форматов удаленной работы компания ICL Services начала уже в начале 2019 года. Поэтому после объявления режима самоизоляции компания с готовностью перевела 90% сотрудников на удаленный режим работы. Мы также помогли части наших клиентов перейти на удаленные форматы работы менее чем за 14 дней.
Технически организовать сотрудникам дистанционный доступ к рабочим документам проще, чем наладить эффективную работу. Работодатель и сотрудники сталкиваются с рядом задач, которые предстоит решить в целях организации продуктивной удаленной работы:
Новый формат коммуникации. Эффективность удаленных совещаний первое время ниже, чем очных. В очном режиме можно подойти, спросить, позвонить; это позволяет команде синхронизироваться в выполнении задач. В распределенном режиме крайне важно заранее запланировать время, когда вся команда онлайн и обсуждает текущие вопросы.
Выработка и реализация новых показателей эффективности работы. В случае с дистанционкой, нужно выработать критерии оценки эффективности по целям. Это не просто. Один сотрудник может выполнить задачу за несколько минут, а другому на это потребуется пару дней. Возможности «заглянуть через плечо» у нас не остается и нужно учиться искать другие варианты.
Организация рабочего пространства. В данном случае многое и очень многое зависит от организации виртуального рабочего пространства: какие инструменты используются для организации общей работы с документами, для обмена знаниями, для организации онлайн совещаний. На этом этапе уже IT играет решающую роль.
Построение процессов информационной безопасности и соответствующих сервисов.
Безопасность работы из дома сотрудников может быть обеспечена благодаря технологиям лидирующих производителей решений виртуализации Citrix Cloud и Microsoft Azure – Virtual Desktops. Решение позволяет организации безопасно предоставить пользователям доступ к корпоративным данным с практически любого устройства с подключением к сети Интернет. Залог безопасности заключается в работе пользователей в виртуальной рабочей среде, где корпоративные данные и ресурсы находятся под надежной защитой от вирусных атак, утечки или кражи. Для наиболее безопасной и удобной работы с корпоративными ресурсами решение дополняется средствами доступа VPN, которые обеспечивают безопасный канал связи с ИТ-инфраструктурой организации через сеть Интернет.
В организациях, где сотрудники уже имеют корпоративное оборудование или используют для работы личное оборудование, возможно внедрение облачных решений на базе Microsoft 365 и их настройка согласно бизнес-требованиям организации.
Екатерина Саломатина, PR-директор IT-компании DD Planet
Чтобы организовать эффективную удаленную работу, необходимо подойти к ней не как к одному из домашних занятий, а как к полноценной работе.
Прежде всего, подготовьте себе комфортное рабочее место. Помещение для работы должно быть светлым, стол и стул необходимой высоты, компьютер с необходимыми программами. Идеально, если у вас для работы будет отдельная комната, где никто не будет отвлекать.
Тайм-менеджмент и хорошие навыки самоорганизации – половина успеха. Не стоит работать урывками и поздно ночью – старайтесь придерживаться вашего стандартного графика, а также учитывать время работы ваших коллег. Заранее распланируйте свой рабочий день, расставьте приоритеты.
Если у вас много задач или вы работаете над проектами в команде, для ведения задач удобно использовать таск-трекеры. В них можно как вести списки дел с дедлайнами и напоминаниями, так и планировать работу команды: ставить задачи, назначать ответственных и наблюдателей, отслеживать результаты и многое другое. В DD Planet, например, мы для этих целей используем Битрикс24 и Azure DevOps в зависимости от типа проектов.
Пожалуй, главный минус удаленной работы – отсутствие живой коммуникации. Помимо нехватки общения, это может сказаться еще и на эффективности рабочих процессов: дома к вам нельзя подойти и напомнить про срочную задачу. Современные возможности предлагают множество вариантов решения этой проблемы: чаты и мессенджеры, аудио и видеозвонки, онлайн-встречи. Мы с коллегами используем разные инструменты: Skype, Zoom, Slack, Telegram, а также возможности нашего корпоративного портала. Если вы работаете удаленно, это не повод “пропадать с радаров” – старайтесь быть на связи и своевременно реагировать на запросы.
Симагина Анастасия, директор оптовой компании «Сигналэлектроникс» (поставка бытовой электроники, радио- и светотехнической продукции)
Мы производим наши товары на заводах в Китае и знакомы с ситуацией с коронавирусом и мерах по предотвращению его распространения, так сказать, из первоисточника, поэтому не стали дожидаться, когда ситуация в нашей стране станет критичной. Через 2 недели после того, как в Москве были официально подтверждены первые случаи заражения коронавирусом, я приняла решение о переводе на удаленную работу части персонала, чтобы уменьшить количество людей в офисе.
17 марта первыми ушли в хоум-офисы отдел ВЭД, PR-служба, отделы персонала и качества, дизайнер и администратор сайта – 12 человек. Всего в компании работает 48 человек: 38 в офисе и 10 на складе.
Почему было принято именно такое решение? Все функции, которые теперь выполняются вне офиса, могут быть выполнены при наличии только лишь интернета и компьютеров. Системному администратору была поставлена задача установить программы для удаленного доступа к офисным компьютерам этих сотрудников. Первый переход на удаленную работу занял в общей сложности порядка 6 рабочих часов системного администратора, а время простоя самих сотрудников удалось свести к минимуму. Эти превентивные меры позволили нам отладить механизм перевода на удаленную работу и, когда президент объявил о нерабочей неделе с 30 марта, мы очень быстро смогли адаптироваться под текущие условия.
Собственно, перевести работу на удаленный режим – не самая сложная задача. Самое сложное в этой ситуации неопределенности сохранить команду в «боевой» готовности, в рабочем ритме и не «слить» выполнение производственных задач и, пожалуй, главное – сохранить продажи и доход компании. Передо мной и руководителями департаментов компании встали острые вопросы: как сохранить работоспособность команды, что делать в условиях того, что продаем мы реальный товар, который собирается реальными людьми на реальных складах и отправляется клиентам по всей стране от Калининграда и Крыма до Магадана.
Хочу поделиться теми решениями и инструментами, которые нам помогли в работе с персоналом. Во-первых, у каждого сотрудника компании, включая меня, есть недельный план работы с конкретными задачами и прописанными результатами, которые мы планируем получить по итогу выполнения каждой задачи, во-вторых, в компании выстроена система коммуникации между сотрудниками таким образом, что нет необходимости ходить ногами в соседний отдел – мы привыкли писать письма. Каждое письмо содержит только 1 запрос, вопрос или задачу – это помогает не потерять их и ничего не упустить. В-третьих, каждый сотрудник ежедневно присылает отчет непосредственному руководителю в формате «что сделал за вчера и что планирует сделать сегодня» – это позволяет выполнить все запланированные задачи и, в случае завала, правильно расставить приоритеты.
Помимо того, что я уже описала, отдел персонала проводит ежедневные контакты с сотрудниками на предмет того, как сотрудники двигаются по своим планам, каких результатов уже достигли, тем самым помогая руководителям держать контроль.
Руководитель PR-службы собирает данные об успехах каждого сотрудника и сообщает всей команде. А для того, чтобы разбавить трудовые будни позитивом, мы делаем флеш-мобы в группах в мессенджерах.
Что касается продаж, то здесь, все намного сложнее, но мы тоже не сидим, сложа руки. Мы увеличили рекламный поток и усилились в работе с социальными сетями. Самое страшное сейчас – это имитация бурной деятельности как со стороны сотрудников, так и со стороны руководства. Она убьет не одну компанию в этом году.
Нашей компании очень помогает тот факт, что каждый сотрудник, от оператора отдела продаж до директора, точно знает, какой результат его труда требуется компании и его коллегам в текущий момент, точно знает, что он должен для этого сделать. Еженедельно каждый из нас подводит итоги и фиксирует свои результаты, чтобы мы могли посмотреть статистику и отследить динамику.
Я абсолютно убеждена, что те компании, которым сейчас удастся сохранить команду, кто лучше всех подготовится к началу деловой активности, они, в конечном счете, выйдут из этого кризиса с ростом, ведь, для кого-то кризис – это смерть, а для кого-то – возможности.
Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум» (компания-создатель СrocoTime, программы для учета рабочего времени)
Как правило, даже на удаленную работу в компании переходят постепенно: отделами, департаментами. Если компания изначально не создается распределенной, то одним махом перевернуть всю работу и отлаженные процессы весьма непросто. Непросто, но возможно.
В первую очередь, любого работодателя волнует вопрос технического обеспечения сотрудников. Здесь, прежде всего, необходимо следующее:
- проверьте, нет ли у сотрудников проблем с доступом в интернет, особый акцент сделайте на подключении только по домашней сети;
- проработайте малейшие нюансы информационной безопасности;
- поручите руководителям отделов собрать данные от своих сотрудников о том, смогут ли они использовать в работе домашний ПК, нужны ли им какие-то элементы оргтехники (гарнитура, микрофоны, веб-камеры, наушники и т.д.);
- установите минимальный набор программного обеспечения, который должен быть у каждого: корпоративный мессенджер (Slack/RocketChat/Wire/Telegram); сервис для видеоконференций (Skype/Zoom); работа с документами (связка Google-инструментов); управление проектами (Jira/Trello/Wrike/Asana); удаленный доступ (TeamViewer/Screen Sharing/AeroAdmin).
Вопрос эффективности у нас никогда не обсуждался: мы – разработчики системы учета рабочего времени CrocoTime, и пользуемся ей ежедневно: отслеживаем собственную продуктивность и трекаем задачи. Систему мы используем как средство мотивации и дисциплины, поэтому проблем с эффективностью у нас не возникало.
Иван Ковпак, руководитель и основатель образовательной платформы Heartbeat Education
Наша компания изначально работала в режиме распределенной команды (distributed team), как теперь принято говорить, на удаленке. Наши сотрудники работают в Москве, Одессе, Никосии, Филадельфии, Стамбуле.
Организационно для такой работы мы сразу подбирали в команду людей, у которых есть сильный навык самомотивации, кто эффективно коммуницирует с коллегами, а также чувствует себя, как рыба в воде, при работе с облачными приложениями. Это было важно, потому что мы на 100% перешли на электронный документооборот, включая подписание договоров, и использование инструментов совместной работы. И поиск людей, которые органично себя чувствуют в таком формате работы, был нашей главной проблемой.
Эту проблему мы решили, организовав онлайн-курс для новых сотрудников, который знакомил их с нашими правилами, процедурами и инструментами. Успешное завершение курса стало обязательным элементом прохождения испытательного срока.
Для организации удаленной работы мы использовали следующие сервисы: Видеоконференции и онлайн курсы – Heartbeat Education (https://merchants.heartbeat.education), наш собственный продукт.
- Система управления проектами – Asana.
- Рабочий чат – Slack.
- Электронный документооборот – Google Диск.
- Онлайн подписание договоров – Hellosign.