Тайм-менеджмент – сказка о найденном времени
Вы все время находитесь в гуще событий, но все равно ничего не успеваете? О том, как правильно планировать свой рабочий день и отдыхать в заслуженные выходные, читайте в нашем материале.
Управляя своим временем
Термин «управление временем» или «тайм-менеджмент» появился в лексиконе столичного бухгалтера совсем недавно. Посмотрим, что это такое? Управляя временем, вы сможете организовать свою работу так, чтобы максимально эффективно использовать свои часы и минуты. Главное в тайм-менеджменте – использовать в своей деятельности полезные приемы и методы. Самый действенный из них – планирование.
Однако, рассчитывая собственный день, нельзя забывать о том, что расписывать стоит не более 60 процентов рабочего времени. Между делами нужно оставлять так называемые «буферные» зоны, в которые по мере необходимости можно вклинивать решение мелких вопросов. Бизнес-тренеры советуют в течение дня выкраивать время на важные, но несрочные дела. Например, разберите бумаги в своем столе — то, что сегодня договоры с покупателями никому не нужны, не значит, что завтра они не понадобятся. Именно такие мелочи в последствии перерастают в огромные проблемы, из-за которых кропотливая работа нескольких месяцев может быть сорвана.
Часто главным препятствием для откладывания «на потом» становится размер дела. Если решение проблемы требует слишком много времени, стоит разбить ее на несколько этапов. Каждый день можно переходить из одной стадии в другую. Главный бухгалтер столичной фирмы по производству коробок-автоматов Kate Светлана Фролова настолько хорошо внедрила подобную систему в свою работу, что 28 января смогла уехать в отпуск в Египет. И это в самое «горячее» для работников учета время! Секрет ее успеха — делегирование полномочий, тщательный контроль за исполнением дел другими сотрудниками в течение года и автоматизация бухгалтерского учета. В результате она одним нажатием кнопки сформировала готовый годовой отчет, в котором все уже было заранее выверено.
Раскладываем день по минутам
Как правильно распределить время, чтобы декларации были заполнены за месяц до сдачи их в инспекцию, а ведомости на зарплату дожидались своего часа в сейфе? Об общих правилах планирования бухгалтерского рабочего дня «Московскому бухгалтеру» рассказала столичный бизнес-тренер Инна Иголкина:
— Сначала следует сделать обзор своих целей и задач. Все вопросы необходимо материализовать — выписать на бумагу или завести компьютерный файл. Когда мы не владеем ситуацией, попытки планирования приводят только к стрессу, а не к положительным результатам. После того, как выписаны все ближайшие дела, которые можно заблаговременно спрогнозировать и предсказать (например, сдача ежеквартальных отчетов), можно приступить к расстановке приоритетов.
Чтобы помочь себе не на день, а на всю жизнь, профессионалы советуют вести хронометраж. То есть расписывать каждый день поминутно, отмечая, сколько времени затрачено на различные дела. Практика показывает, что у людей, которым необходим тайм-менеджмент, время, затрачиваемое на решение всех вопросов, обычно сильно превышает продолжительность рабочего дня. Инна Иголкина советует бухгалтерам начать с самых неотложных вопросов:
— Оцените, какая проблема в данный момент наиболее важная и срочная. С нее необходимо начать рабочий день. По принципу, сначала главное, а остальное – напоследок.
Бизнес-тренер отметила одну маленькую тонкость. Некоторые вопросы бывают привязаны к конкретному времени, другие же — нет. Например, налоговая инспекция работает только с 9.00, а обед в ней начинается в 12.00. Значит, на сдачу отчета остается только четыре часа, поэтому посещение инспектора сразу ставьте в расписание на то время, когда это необходимо. Если же дело не привязано жестко по времени, расположите его в начало дня.
Бывает, что утро малоэффективно – многое отвлекает: секретарша зовет пить кофе, а директор обычно устраивает совещание именно в 9.30 и ни минутой позже. Тогда найдите тот временной интервал, когда никто не помешает, и внесите решение проблемы в этот промежуток. Например, поставщик работает практически круглосуточно, а значит, ему позвонить можно в любое время. Выберите тот момент, когда в бухгалтерии точно не будет лишних людей. Не вздумайте работать в обеденный перерыв или оставаться после работы. Это честно заслуженный вами отдых. День надо планировать, исходя из восьми рабочих часов.
Полезные советы, как сэкономить время
Никогда не бойтесь отказывать. Если директор попросил вас взять на себя работу заболевшего бухгалтера-кассира, твердо скажите «Нет». Это слово способно уберечь от множества возможных неприятностей. Не стоит соглашаться на то, что вы заведомо не успеете сделать. Неумение отказывать разрушает любые, даже самые совершенные планы.
Один раз в час делайте перерыв на десять минут. Распространенное заблуждение «Сейчас я это доделаю и тогда отдохну». Суммарная работоспособность человека гораздо выше, если он отдыхает, чем, если работает без отдыха. Объединяйте дела в более крупные блоки, но не более, чем на один час в сумме. Затем делайте перерыв.
Автоматизируйте все, что можно. Компьютер, факс, копир и сканер не роскошь, а необходимость в бухгалтерии. Если вы пять раз в день тратите всего по две минуты на то, что мог бы сделать компьютер, то это составляет восемь часов в год или целый рабочий день. Например, обмениваясь с директором сообщениями по электронной почте вместо того, чтобы ходить взад-вперед по офису, вы убиваете одновременно двух зайцев. Во-первых, получаете письменное подтверждение его словам. Во-вторых, избегаете напрасных перемещений по организации.
Придумайте какие-нибудь простые физические упражнения, которые вы можете делать в течение рабочего дня. Например, дыхательную гимнастику или наклоны головы. Это не только избавит от стресса, но и поможет сохранить энергичность и работоспособность.
Избавьтесь от перфекционизма – тяги к недостижимому совершенству, и от желания делать все самостоятельно. Известно, что человек подчас не замечает собственных ошибок. Когда есть возможность, поручайте перепроверку документов другим людям, если это не нарушает конфиденциальность и не противоречит должностным обязанностям.
Приложение 1. Матрица Эйзенхауэра
Чтобы составить план своих целей и задач, бизнес-тренеры рекомендуют использовать матрицу Эйзенхауэра. В ней возможны четыре варианта комбинаций по параметрам: срочно (не срочно) и важно (не важно). Составьте список этих обозначений напротив каждого дела. Далее надо рассчитать время в часах, необходимое для выполнения всех дел. Можно приблизительно. Получится примерно так:
- годовой отчет – срочно, важно;
- декларация по ЕСН – не срочно, важно;
- купить стиральный порошок – не срочно, важно;
- сходить в кино – не срочно, не важно.
Приложение 2
Ответьте на несколько простых вопросов:
- Вы взвалили на себя больше, чем может сделать один человек?
- Вы берете на себя работу других людей?
- Производительность вашего труда можно повысить, например, за счет автоматизации каких-либо процессов?
Если вы хотя бы один раз ответили «Да» — это
серьезный повод задуматься. Вам стоит поговорить с директором, чтобы он купил, наконец, новый компьютер, взял на работу кадровика или на худой конец дал вам помощника.
Приложение 3 О лишних людях
Еще французский классик Андре Моруа изобрел в свое время термин – хронофаги — люди, пожирающие время. Будьте начеку — ими может оказаться кто угодно. Например, секретарша Ирочка, постоянно предлагающая попить чайку или кадровик Роза Михайловна, вечно озабоченная последними сплетнями. Суть одна – они воруют ваше время, которое вы с гораздо большей пользой могли бы потратить на дела.