Планирование работы HR-менеджера
Эффективность работы кадровой службы зависит не только от уровня расходов на управление персоналом, но и от того, как HR-менеджер распоряжается своим самым ценным ресурсом — временем. Нередко важные и срочные дела откладываются из-за низкой самодисциплины, неумения расставить приоритеты в делах, «замусоренного» рабочего пространства, телефонных звонков и посетителей, на которых приходится отвлекаться. HR-специалисты часто задаются вопросом: как правильно организовать работу в течение восьмичасового рабочего дня?
Распланировать его поможет табличный редактор Microsoft Excel — общедоступная программа, которая по умолчанию включена в стандартный пакет Microsoft Office.
Создадим рабочую книгу Everyday.xls и разобьем ее на рабочие листы с закладками, соответствующими дням недели: «Понедельник», «Вторник», «Среда», «Четверг», «Пятница», «Ежедневные».
Сначала следует обдумать предстоящий день, используя такие универсальные рекомендации:
1) составить план на день;
2) рассортировать дела по важности;
3) зафиксировать важную информацию, т.к. память — не самое надежное средство;
4) не заниматься одновременно несколькими делами сразу;
5) зарезервировать время про запас;
6) определить точные сроки исполнения.
Применяя эти принципы в работе (да и вообще в жизни), можно значительно улучшить организацию работы, а следовательно, повысить производительность труда. Поэтому разумно будет разбить таблицу ежедневных дел на такие колонки:
— вид выполняемых работ;
— перечень ежедневных работ;
— признак дела;
— время планируемое (мин);
— время фактическое (мин);
— результат выполнения работы.
Источник: Работа в России — официальный сайт
В столбце «Результат выполнения работы» ведется контроль с помощью примечания (выполнено/не выполнено). На практике форма записи текущих дел во многом определяет четкость планирования и возможность разумно сочетать дела и отдых. В соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка в ежедневнике установлены время начала (9 часов) и окончания работы (18 часов), перерыв для отдыха и обеда (с 12 до 13 часов). Также необходимо предусмотреть резервное время, которое HR-менеджер сможет использовать для решения непредвиденных задач (неформальные встречи с коллегами по работе, самообразование, выполнение распоряжений, указаний руководства и т.д.). В течение рабочего дня резерв времени может составлять от 30 до 60 минут.